项目管理的5大特性及管理思路
项目经理的4项修炼:知识、技能、能力、经验;
项目经理的6件要事:干系人与组织结构、目标与收益、受控环境、评价指标、培训改变、动态平衡;
上一节文章中,我们看到了,项目经理的困境:权责不对等。也体会到了,作为一个项目经理所要面对的巨大挑战:如何去管理这些来自不同部门的人员,如何去影响他们,把他们拧成一股绳,一起朝着同一个项目目标,齐心协力去做事,去推进项目。
那,要解决这些问题,我们要先搞清楚:
①到底,什么是项目?
②项目管理,到底是管人,还是管事?如何管?
③什么样的工作,要用项目的方式进行统一管理?
这,便是此节的主要内容。
对项目的定义,有两种流派:
美国流派①:"在给定的费用和时间约束规范内,完成一项独立的、一次性的工作任务"。其背后的逻辑,项目就是一件事。项目经理,拉着一帮人一起去做一件事,项目管理偏向管事。
英国流派②:"项目是一个按照被批准的商业论证,为了交付一个或多个商业产品而创建的临时性的组织"。背后的逻辑,项目是一个组织,项目经理带着一帮人一个组织去做事。项目管理,更偏向管人。
这是两种文化背景下的项目管理思维。而,管人,远比管事要复杂。
①管事,"有法可依、有法必依、执纪必严,违法必究"。做事前,制定好规章制度、流程、方法、标准、工具,这事,就好管了。
就像之前我介绍的体系知识,要实现项目目标,我们通常把项目分成启动、规划、执行、监督、收尾5个阶段,每个阶段做什么事,先做哪件再做哪件,用什么方法什么工具,这些都很清楚,大家按流程去执行、去推进就行。项目经理,就是这些制度、流程、标准的执行者、监督者,这就是管事。
②管人,人的因素远比事的因素要复杂,管人是艺术。如果,大权在握,出于对权力的畏惧,人就好管;可无权时,人与人之间的关系,就变得异常的微妙。很多项目的失败,究其原因,就在于干系人对项目的态度问题,干系人的不支持,也就成了项目最大的阻碍。
不管哪个流派,项目经理,都是既要管人又要管事。
①如果,大权在握,或者,干系人都很配合:项目经理的想法、指派的任务,成员都能毫不犹豫地去执行,那,项目管理就轻松了;
②如果,无权,但凡,有的成员不配合:项目经理的想法、指派的任务,成员不接受或者推诿,甚至对着干,那就会造成冲突不断,项目难以推进。
因此,权责不对等情况下,项目经理无法直接使用"权力"去号令成员做事,而,只能用更为巧妙的方式,如,人格魅力、个人威信、借助领导的权力等,去影响、去改变、去协调项目的各个方面。
什么样的工作,可以用项目的思维去管理?
总结起来,项目有5个特点:临时性、唯一性、不确定性、跨职能性和变革性。只要能满足这5个特点的工作,那就可以,用项目管理的思维去统一管理。
一、临时性
项目是有明确的开始时间和结束时间的,什么时候开始,什么时候结束,是要有明确的标杆事件的。
为了明确这两个时间点,就需要两个关键活动,一个是项目启动会,一个是项目总结会。
①项目启动会:把项目的干系人组织起来,一起来启动这个项目,宣布项目的正式启动。通过启动会,告诉大家,这是一个非常有意义的项目,支撑了公司的某项战略目标,公司非常关注和支持,项目经理就是公司的代表,要求大家要全力配合。
②项目总结会:一来是对项目进行回顾,总结经验教训;二来,对项目进行评价,对成员的工作进行评价,并进行表彰或批评。其实,这也是项目经理的一个奖惩办法,当着各自领导的面,给成员的工作进行评价,很多人还是比较在意的。
项目要有明确的开始和结束时间,也就意味着,工作范围要明确。如果,工作范围不明确,一直在扩大,那,项目就无法真正结束,所以,项目经理,要做好项目的范围管理!
二、唯一性
每个项目都不一样,之前都没有做过的,目标的实现路径也是未知的,这就需要创新。
因为没做过,刚开始,大家都一头雾水,为了搞清楚状况(现状和目标之间的差距、目标实现的路径、可能出现的变数等等),那,就要制定详细的计划。通过做计划这个过程,群策群力,发挥团队优势,充分讨论,尽可能地搞清楚各种变数,做好各项应对预案,最终,达成共识,形成项目计划。
三、不确定性
项目的实施过程,充满着各种变数,业务上的、技术上的、环境上的,处处隐藏着未知的风险。
风险无处不在,如果不提前做好防范,那,风险可能会引起各种意料之外的影响,而无法控制,导致项目失败。所以,项目经理,就要在项目开始时,就要规划好风险管理,并在执行过程中,不断去识别、分析、跟踪、防范风险。
四、跨职能性
项目的干系人来自不同的职能部门,业务、技术、市场、运维、供应商、客户、终端用户等等。
项目经理,就是跨部门的协调者,他代表公司,去组织和协调各个部门一起做事,平衡各方利益,最终实现项目的目标,这就需要做好干系人管理,积极主动地做好干系人的沟通工作。
五、变革性
项目的最终目的,是要对客户、市场产生一定的影响,改变终端用户的工作方式和习惯,甚至,颠覆用户的习惯,从而,产生收益。这也就是我们说的,项目的落地。
反之,如果,项目产出了,交付了,客户不用,那就不会给客户带来收益,项目就无法落地,也就是白做了。
所以,项目经理,不能只盯着具体的项目,应该把眼光放远点,看到未来受项目影响的这些人,在项目开始时,就要思考,如何去落地,如何鼓励用户去用,去产生改变,去产生项目的收益。
综上,只要满足了这5个特点的工作,就可以用项目的思维去统一管理:
①临时的:要做好范围管理,以启动会和总结会为标杆,标识项目的开始和结束时间;
②唯一的:通过项目计划的制定过程,搞清楚项目的状况,做好各项应对措施;
③不确定的:通过风险管理,不断去识别、分析、应对风险;
④跨职能的:识别出所有相关方,制定好沟通计划,做好干系人管理;
⑤变革的:提前规划好落地路径,最终才会产生收益和改变;
反之,如果:
①没有明确的结束时间,或者,干系人都是来自同部门同事,或者,需要反复去执行的工作内容,那就是部门的日常事务;
②工作的产出无法产生收益,或者,不会改变终端用户,那,工作就毫无意义了。